РОЗПОРЯДЖЕННЯ
від 07 квітня 2021 року Вінниця № 97
Про затвердження Положення про архівний відділ Вінницької районної державної адміністрації
Відповідно до статей 5,6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012року № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» із змінами, Наказу Державної архівної служби України від 18.01.2013 року №4 «Про затвердження Методичних рекомендацій з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у м. Києві і Севастополі державної адміністрації» (із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної архівної служби від 26.01.2015 №9), розпорядження голови районної держаної адміністрації: від 06 січня 2021 року №2 «Про здійснення заходів щодо реорганізації структури районної державної адміністрації», від 06.01.2021 року №3 «Про припинення структурних підрозділів Вінницької районної державної адміністрації» та з метою приведення установчих документів у відповідність до вимог чинного законодавства:
Затвердити Положення про архівний відділ Вінницької районної державної адміністрації, що додається.
Голова районної державної
адміністрації Віталій УРДЗІК
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження голови районної
державної адміністрації
від_________2021 року №_____
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ Вінницької районної держаної адміністрації
- Загальні положення
1.1.Архівний відділ Вінницької районної державної адміністрації (далі відділ) утворюється головою районної державної адміністрації, входить до її складу і в межах Вінницького району забезпечує виконання покладених на відділ завдань.
1.2.Найменування: Архівний відділ Вінницької районної державної адміністрації.
1.3.Місцезнаходження: 21036, Вінницька область, м.Вінниця, вул. Хмельницьке шосе, буд.17 – головний офіс.
Віддалені робочі місця – сховища документів Національного архівного фонду: №1-Іллінці, №2-Липовець, №3-Літин, №4- Немирів, № 5-Оратів, №6-Погребище, №7-Тиврів.
1.4.Архівний відділ є структурним підрозділом районної державної адміністрації без статусу юридичної особи публічного права, підпорядкований голові районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Вінницької області.
1.5.Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Наказами Міністерства юстиції України та Державної архівної служби України, наказами Державного архіву Вінницької області, розпорядженнями голови районної державної адміністрації, а також цим положенням.
- Основні завдання відділу
2.1.Організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, в межах повноважень, та здійснює контроль за їх реалізацією;
2.2.Забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснює управління архівною справою і діловодством на території району;
2.3.Здійснює координацію діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;
2.4.Вносить до Національного архівного фонду архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігання та використання
відомостей, що в них містяться;
2.5.Здійснює контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечує додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
3.Функції
3.1.Складає і за погодженням з Державним архівом Вінницької області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання.
3.2.Здійснює державний контроль за дотриманням установами, підприємствами та організаціями правил, норм, стандартів у питаннях архівної справи і діловодства.
3.3.Вносить пропозиції до зведеного бюджету районної державної адміністрації на відповідний рік.
3.4.Розробляє проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації, рішення сесій районної ради з питань реалізації галузевих повноважень.
3.5.Забезпечує зберігання, облік і охорону документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району; документів особового походження; друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи; облікових документів і довідкового апарату до них.
3.6.Організовує роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.
3.7.Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форм власності.
3.8.Інформує Державний архів Вінницької області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
3.9.Веде облік юридичних осіб та фізичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають в зоні комплектування відділу.
3.10.Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
3.11.Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву).
3.12.Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Вінницької області.
3.13.Передає Державному архіву Вінницької області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
3.14.Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.
3.15.Надає архівні довідки, витяги, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів.
3.16.Здійснює заходи щодо запобігання і протидії корупції.
3.17.Забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є.
3.18.У межах своїх повноважень дотримується вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.
3.19.Здіснює захист персональних даних.
3.20.Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
3.21.Інші передбачені законом повноваження.
- Права відділу
4.1.Одержувати в установленому порядку від інших підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
4.2. залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою).
4.3.Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної державної адміністрації архівної галузі.
4.4.Користуватися в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами.
4.5.Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції.
4.6.вимагати від юридичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівні документи, проведення експертизи цінності таких документів.
4.7.Отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.
4.8.Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, об’єднань громадян, а також трудових і приватних архівів з метою контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
4.9.Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
4.10.Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів Національного архівного фонду та інших осіб, у разі порушення законодавства України про Національний архівний фонд і архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій особі.
4.11.відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних оргнів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян,громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих,що згідно із законодавством спеціально охороняються.
4.12.Представляти у установленому порядку інтереси відділу в судових органах під час розгляду спірних питань, що належать до компетенції відділу.
- Взаємодія відділу з іншими суб’єктами
5.1.Відділ в установленому порядку та у межах своїх повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності і передачі інформації необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.
6.Керівництво
6.1.Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу та за погодженням із обласною державною адміністрацією та обласним державним архівом.
6.2.Начальник відділу:
1)здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці;
2)подає на затвердження голові районної державної адміністрації положення про відділ, положення про організацію роботи відділу, положення про експертну комісію відділу та її склад;
3)розподіляє обов’язки між працівниками відділу та готує їх посадові інструкції для затвердження керівнику апарату районної державної адміністрації;
4)планує роботу відділу, видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням;
5)вживає заходи до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;
6)звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;
7)може брати участь у засіданнях колегії районної державної адміністрації;
8)вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу та розробляє проекти відповідних розпоряджень;
9)може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;
10)представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, з Укрдержархівом, Державним архівом Вінницької області, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями;
11)проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до компетенції відділу;
12)забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;
13)здійснює інші повноваження, визначені законом.
На час відсутності начальника архівного відділу його обов’язки виконує заступник начальника відділу, або працівник відділу , визначений керівником апарату районної державної адміністрації.
14)Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації, директором Державного архіву Вінницької області.
6.3.Для проведення експертизи цінності документів районна державна адміністрація утворює експертну комісію відділу. Склад експертної комісії і Положення про неї затверджує голова райдержадміністрації відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів».
Склад експертної комісії і Положення про неї затверджує голова районної державної адміністрації відповідно до Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1226/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у м.м. Києві та Севастополі державної адміністрації, міської ради».
6.4.Архівний відділ знаходиться у м. Вінниці та має 7 віддалених робочих місць.
Відділ має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.
Працівники віддалених робочих місць:
1)забезпечують зберігання, облік і охорону документів НАФ на різних носіях інформації, переданих до їх архівосховищ органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, які діяли та діють на території що входить до складу відповідних місцевих рад (ОТГ), а саме:
- відділене робоче місце № 1 Іллінці – Іллінецької міської;
- відділене робоче місце № 2 Липовець – Липовецької міської; Турбівської селищної;
- віддалене робоче місце № 3 Літин – Літинської міської;
- віддалене робоче місце № 4 Немирів – Немирівської міської;
- віддалене робоче місце № 5 Оратів – Оратівської селищної;
- віддалене робоче місце № 6 Погребище – Погребищенської міської;
- віддалене робоче місце № 7 Тиврів - Тиврівської селищної, Гніванської селищної, Сутисківської селищної;
2)виконують запити фізичних і юридичних осіб;
3)перевіряють роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій на відповідній території незалежно від форми власності;
4)створюють і вдосконалюють довідковий апарат до документів, що зберігаються в архівовосховищах;
5)звітують перед начальником архівного відділу про проведену роботу відповідно встановлених форм;
6)здійснює інші повноваження , визначені законом за дорученням начальника архівного відділу.
6.5.Діяльність відокремленого робочого місця забезпечує структурний підрозділ, або працівник, визначений штатним розписом районної державної адміністрації.
Для забезпечення діяльності віддалених робочих місць застосовуються номерні печатки із зображенням Державного Герба України і написом «Архівний відділ Вінницької районної державної адміністрації №…:
№ 1 - Іллінці
№ 2 - Липовець
№ 3 - Літин
№ 4 - Немирів
№ 5 - Оратів
№ 6 - Погребище
№ 7 - Тиврів
Номерна печатка використовується винятково для оформлення архівних довідок, витягів та копій документів, що видаються на підставі архівних документів відповідно чинного законодавства та перебувають на зберіганні у відповідному архівосховищі.
- Прикінцеві положення
Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.
Граничну чисельність, фонд оплати праці його працівників визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.
Штатний розпис та кошторис Архівного відділу затверджується головою районної державної адміністрації за пропозицією начальника відділу відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого № 228 (Офіційний вісник України, 2002 р., №9, ст. 414).
Матеріально-технічне забезпечення здійснює районна державна адміністрація.
Фінансово-господарські операції для забезпечення функціонування відділу, проводить відділ фінансово-господарського забезпечення апарату Вінницької районної державної адміністрації.